Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Образец описи документов и правила составления

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Как правильно архивировать бухгалтерские документы – СИЗ, нормы, инструкции

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных, и освободить место для более актуальных бумаг. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Порядок хранения бухгалтерских документов

Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.

Оформление по срокам хранения

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Очередность архивирование бухгалтерских документов

  • Документы по зарплате;
  • Документы, срок хранение которых истек;
  • Документы, срок хранение которых не истек.

Как же нужно правильно архивировать бухгалтерские документы?

Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов:

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.

В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись (в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив

И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов. Зачем вам платить штрафы за документы десятилетней  давности, о которых вы и думать забыли?

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru , мы поможем вам обработать документы правильно.

смотрите также:

Хранение кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов

Управление и ведение архива

Порядок хранение, списание и уничтожение бланков строгой отчётности

Что такое архивное дело и архивное делопроизводство

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Источник: https://3zprint-msk.ru/arhivirovanie-buhgalterskih-dokumentov/

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности. Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела.

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы – по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагента недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть – хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов.

Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов.

Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1)    в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2)    стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3)    в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4)    хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5)    в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6)    в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7)    в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов – хорошо, конечно.

Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ.

Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

Источник: http://rossiz.ru/kak-pravilno-arhivirovat-buhgalterskie-dokumenty/

Архивная опись: образец и правила составления

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Составление архивной описи дел производится по единым правилам. Это позволяет систематизировать информацию и облегчить ее поиск. Как правильно составить опись дел, передаваемых структурным подразделением на хранение в архив, читайте в статье.

Когда составляется опись архивных документов?

Неисполненные и незавершенные в делопроизводстве документы находятся на текущем хранении у исполнителей, в структурных подразделениях. В каждом из подразделений есть сотрудник, отвечающий за делопроизводство в соответствии с приказом. В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на архивное хранение и составлению описей.

Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года. Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание!

Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Кто составляет архивную опись?

Составление описи архивных документов — обязанность лиц, назначенных ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Эту функцию за ними нужно закрепить трудовым договором или должностной инструкцией.

По завершении календарного года ответственные лица проводят ревизию исполненных и завершенных документов. Эта работа ведется в тесном взаимодействии со службой делопроизводства и архивом организации. На основании номенклатуры дел, утвержденной на предприятии, принимается решение о том, какие документы:

  • будут переданы на архивное хранение;
  • подлежат уничтожению и утилизации.

Документы подразделения, передаваемые на хранение, включаются в архивную опись дел, подлежащие утилизации — в акты о выделении к уничтожению. Составление архивной описи дел и документов производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (далее — Правила).

Бланк описи архивных документов, образец приведен ниже.

Архивная опись: правила составления и оформления

архивной описи дел, ее вид зависят от того, какие виды документов и дел в нее включены. Для разных видов дел и документов предусматриваются разные виды архивных описей.

Описи составляются и при передаче в архив электронных документов, имеющих статус оригиналов. Это, например, формы электронной налоговой отчетности.

Если виды описей утверждены как обязательные учетные документы, для их заполнения используются обязательные формы, приведенные в приложениях к Правилам (таблица).

Рекомендуемые для использования формы описи для разных видов дел

Вид архивной описиНомер приложения к Правилам
дела постоянного храненияПриложение № 14
электронные документы, дела постоянного хранения (если они являются оригиналами)Приложение № 17
дела по личному составуПриложение № 15
электронные дела по личному составуПриложение № 18
дела временного срока хранения (более 10 лет)Приложение № 16
электронные дела временного срока храненияПриложение № 18

и порядок составления архивной описи в зависимости от ее вида регламентируются п. 4.32 Правил. В соответствии с требованиями этого регламента:

  • Каждому делу и каждому его тому, если он сформирован отдельно, присваивается свой уникальный номер и в опись они включаются под отдельным порядковым номером.
  • Дела в структурных подразделениях нумеруются в порядке, установленным регламентом, разработанным архивной службой или службой делопроизводства. Нумерация может быть сквозной в пределах одного календарного года или в течение всего периода деятельности данного структурного подразделения.
  • Последовательность расположения заголовков дел должна соответствовать утвержденной на предприятии номенклатуре дел.
  • Все сведения о деле, вносимые в опись (индекс, заголовок, даты формирования) должны соответствовать данным дела, указанным на его обложке.
  • Каждая опись подтверждается итоговой записью и заверяется подписью руководителя структурного подразделения с указанием поды подписания.

При заполнении описи следует руководствоваться рекомендациями Росархива «Составление архивных описей: Методические рекомендации».

Электронная опись архивная формируется в соответствии с методическими рекомендациями «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов», разработанными ВНИИДАД. Для электронных дел постоянного хранения архивная опись, образец представлен ниже.

Перед тем, как дело, передаваемое на хранение, будет внесено в архивную опись, его дважды просматривают полистно. Это делается с целью контроля и проверки соответствия заголовков номенклатуре дел. Дела с однотипными заголовками («документы о…», «договоры поставки…» и т.п.) дополняются аннотациями или примечаниями, чтобы повысить их информативность.

Пример архивной описи приведен (фрагмент) ниже.

Вывод

Архивная опись составляется в структурном подразделении при передаче сформированных и завершенных делопроизводством дел в архив. Проверьте, чтобы заголовки дел, перечисленных в ней, соответствовали утвержденной на предприятии номенклатуре дел. архивной описи справочное, чем точнее составлена эта справка, тем легче пользователям будет найти нужную информацию.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211279-kak-sostavit-opis-del-18-m6

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. Подробнее о правилах и сроках хранения таких документов вы узнаете из нашей статьи.

Перечень документов, которые необходимо хранить Граничные сроки хранения документов Особенности хранения различных бухгалтерских документов Где следует хранить документы бухучета? Как подготовить документы к сдаче в архив? Итоги Перечень документов, которые необходимо хранить В ряде федеральных законов содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

  • объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
  • архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

  • архив управленческой документации;
  • научно-технический архив;
  • аудиовизуальный архив;
  • архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Образец архивной описи

Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел. Для почты Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю. Для направления бумаг в архив Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах.

Один из них отправляется в архив.

Опись документов бланк образец

  • осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
  • организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
  • оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
  • участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
  • участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.

Бланкер.ру

На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет.

Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п.


3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

  • составление описи;
  • нумерация страниц и сшивание дела;
  • оформление обложки.

Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи. Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.

Описи

Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».

  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации.

Инструкция: составляем опись дел

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке.

Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Источник: http://spravka-z.ru/2019/01/28/arhivnaya-opis-buhgalterskih-dokumentov-obrazets-2018/

Инструкция: составляем опись дел

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. .
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Примеры заполнения предисловия

Скачать

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-opis-del

Опись документов: образец и бланк описи скачать в word

Архивная опись бухгалтерских документов образец 2018

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество. В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать):

Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой.

Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей. Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве.

Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Другие справочники по документообороту

Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Когда нужна опись документов

В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

  • при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
  • при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
  • при архивировании и уничтожении офисных бумаг.

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

  1. Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
  2. Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

  1. Подача отчетности в контролирующие структуры:
  • в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
  • в Росстат (бухгалтерские отчеты);
  • в Пенсионный фонд при подаче различных заявлений по сотрудникам;
  • в фонд соцстраха для оформления сотрудникам пособий в рамках пилотного проекта.
  1. Предоставление документов при проверках по запросам контролирующих органов.
  2. Архивирование бумаг, подлежащих хранению:
  • деловых;
  • кадровых;
  • отчетности и т.д.
  1. Смена главбуха. В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.
  2. Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.

Типовой бланк описи документов

Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.

  1. При сдаче бухгалтерской отчетности.
  2. При подаче заявлений в ПФР.
  3. При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
  4. При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.

В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства. А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель. Это касается, в том числе:

  • передачи дел при смене главбуха,
  • направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Опись передаваемых документов при сдаче отчетности

Самая стандартизированная опись передаваемых документов применяется при направлении по почте в налоговую инспекцию декларации по форме 3-НДФЛ. Ее основная задача – подтвердить:

  1. Количество переданных бумаг.
  2. Их состав.
  3. Дату сдачи отчета. Это важно, так как при просрочке с декларацией по НДФЛ возможны финансовые санкции.

Список почтовых вложений при сдаче декларации 3-НДФЛ составляют в двух экземплярах:

  • первый – передают в инспекцию вместе в декларацией и подтверждающими бумагами;
  • второй – оставляют себе, проставив на нем в канцелярии налоговой штамп о приеме.

Опись передаваемых документов при сдаче декларации 3-НДФЛ должна содержать следующие обязательные реквизиты.

  1. Категория почтового отправления.
  2. Идентификатор почтового отправления.
  3. Список вложений с указанием:
  • порядкового номера;
  • наименования бланка;
  • количества бумаг по каждому наименованию;
  • объявленной ценности по каждому наименованию.
  1. Общее количество бумаг и их итоговая ценность.

Применяемую при сдаче формы 3-НДФЛ опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Однако чаще для направления отчетности по почте в налоговую применяют нестандартизированный бланк описи документов. Налоговый кодекс устанавливает обязательность такого списка, но не определяет его типовую форму. Основное требование – заверить составленный список подписями главбуха и руководителя.

Применяемую при сдаче в налоговую отчетов по почте опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Аналогично оформляется список бумаг при оправлении почтой бухгалтерских отчетов. Применяемую в таких случаях опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Образец описи документов для ПФР

В обязательном порядке составить список передаваемых бумаг требуется при обращении работодателя в ПФР с заявлением.

  1. На замену страхового свидетельства СНИЛС.
  2. На оформление дубликата СНИЛС.
  3. На получение сведений о страховом стаже сотрудника.

Список для ПФР оформляют по типовой форме АДВ-6-1 из постановления Правления ПФР от  11.01.17 г. № 2п. Она представлена в окне ниже и доступна для скачивания:

Опись передаваемых документов: образец скачать для ФСС

Оформлять список передаваемых бумаг для ФСС по типовой форме должны работодатели в регионах, участвующих в пилотном проекте. На этих территориях больничные, декретные и иные социальные пособия физлица получают напрямую от ФСС. В связи с этим действует особый порядок для оформления пособий.

  1. Сотрудник подает работодателю заявление на выплату пособия и больничный лист или иное обоснование пособия.
  2. Работодатель в течение пяти календарных дней передает бумаги на выплату пособия в ФСС, сопроводив их описью по типовой форме из приказа ФСС от 24.11.17 г. № 578.

Образец заполнения списка для ФСС представлен в окне ниже и доступен для скачивания:

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2035-opis-dokumentov-obrazets

ПравоЗащита
Добавить комментарий