Кто подписывает акт сверки бухгалтер или руководитель

Содержание

Кто подписывает акт сверки бухгалтер или руководитель
Кто подписывает акты сверок
Кто может, имеет право и должен подписывать акт сверки: руководитель, главный бухгалтер

Кто подписывает акт сверки бухгалтер или руководитель

Директор — человек занятой, часто бывает в разъездах. Чтобы его отсутствие не тормозило работу организации, он, как правило, передает право подписи некоторых документов другим работникам.

К примеру, может уполномочить главного бухгалтера подписывать акты об оказании услуг или другую подобную первичку, подтверждающую исполнение договорных обязательств (акты приема-передачи имущества, акты выполненных работ и др.). Однако не все понимают, правильно ли это.

Поэтому иногда контрагенты подстраховываются и требуют заменить подписанные таким образом документы на бумаги за подписью директора. Что же им ответить?

Первичку может подписать любое уполномоченное лицо

Законодательство не запрещает руководителям компаний делегировать полномочия на подписание каких-либо документов своим подчиненным. Наоборот — прямо закрепляет такую возможност И это логично. Ведь в противном случае руководителю даже в отпуск нельзя было бы отлучиться.

Таким образом, уполномоченное лицо может подписать за директора любые документы, вытекающие из договорных отношений с третьими лицами. Но чтобы они имели силу, к ним должна быть приложена доверенность.

«Подписные» полномочия подтверждает доверенность

Без доверенности от имени организации (ООО и АО) может выступать только ее директо А потому для всех других работников, действующих от ее имени при подписании документов для третьих лиц, доверенность, выданная руководителем, обязательн Пусть даже полномочия на подписание соответствующих документов закреплены в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном нормативном акте организации.

Контрагенту вместе с подписанным документом нужно передать:

оригинал доверенности (например, если она разовая);
заверенную самой организацией копию доверенности.

Передать полномочия по подписанию документов своему работнику может и предприниматель. «Предпринимательская» доверенность также оформляется в простой письменной форме.

Нотариально удостоверенная доверенность нужна лишь в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при представлении интересов предпринимателя в налоговых правоотношениях

А вот счета-фактуры предпринимателю лучше подписывать самом Иначе его контрагентам могут отказать в вычет

Акт сверки подписывает главный бухгалтер или директор

Период устанавливается по волеизъявлению сторон 3 Дата возникновения задолженности Дата возникновения задолженности указывает на начало исчисления срока исковой давности 4 Дата подписания акта сверки должником Акт сверки должен позволить определить дату его подписания, а следовательно, и дату, на которую был прерван срок исковой давности 5 Основание составления акта сверки — обязательство, по которому признается задолженность В акте должны быть указаны: — реквизиты договора (при условии его заключения); — реквизиты первичных документов (актов выполненных работ, товарных накладных, платежных документов) 6 Сумма долга Указывается сумма конкретного обязательства, поскольку итоговое сальдо по расчетам между контрагентами не может дать информацию о признании какого долга идет речь, либо в акте расшифровывается сальдо (постановление Семнадцатого ААС от 10.10.2012 N 17АП-10245/12).

В случае последующего судебного разбирательства, договор, первичная документация, направленный акт сверки, претензия и уведомления о вручении будут служить доказательственной базой безуспешных попыток досудебного мирного урегулирования разногласия.

Риски

Невзирая на то, что акт сверки не является первичной документацией, и не предусмотрен в законодательстве, не стоит умалять его значение. Подписание акта сверки со ссылкой на первичные документы, датой подписания, основанием возникновения задолженности вызывает такие последствия как признание задолженности и прерывание срока исковой давности при условии его грамотного составления.

Сроки подписания

Напомним, что составление и подписание актов сверки носит добровольный характер, императивной нормы не существует, поэтому сроки подписания акта сверки предусматриваются сторонами в договоре.

номер и дата договора;
номера платежных поручений, актов выполненных работ или предоставленных услуг, накладных и т.п.;
акт сверки сам должен иметь дату, сумму кредиторской и дебиторской задолженности;
указание суммы задолженности в скобках прописью;
отдельное выделение суммы НДС;
заверение уполномоченными лицами: подписи, их расшифровку, должности и печати, как было указано в начале статьи.

Подпись на акте сверки — тема видео ниже:

Подписание при увольнении

Крупные предприятия при увольнении главного бухгалтера или работника, в чьи должностные обязанности входило ведение расчетов с контрагентами, составляют акты сверки обоюдных расчетов с контрагентами с последующим включением их к акту приема-передачи документов новому работнику.

Нормативная база

Согласно письму Федеральной налоговой службы от 6 декабря 2010 года, акт сверки не относится к первичным учетным документам.

Если должник подписывает акт, этим он подтверждает наличие задолженности – об этом говорится в статьях 195 и 196 Гражданского кодекса.

В соответствии с 53 статьей Гражданского кодекса, бухгалтер не считается лицом, которое имеет право действовать от лица предприятия без доверенности.

Федеральный закон № 129 «О бухгалтерском учете», принятый 21 ноября 1996 года, определяет реквизиты, которые необходимо указать в документе.

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки составляется в двух экземплярах – для каждой стороны договора.

Татьяна Викторовна Батракова, судья экономического суда Гомельской области

Для совершения исполнительной надписи взыскатель должен представить документ, подтверждающий письменное признание должником взыскиваемой суммы (например, акт сверки расчетов, подписанный уполномоченными лицами сторон).

Рассмотрим пример из судебной практики, когда суд удовлетворил требование истца о признании не подлежащей исполнению исполнительной надписи нотариуса.

Причина — акт сверки расчетов, подписанный со стороны должника (истца) только главным бухгалтером, не имел юридической силы и не мог рассматриваться как документ, подтверждающий признание долга должником.

При этом документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера на подписание акта, к заявлению при обращении к нотариусу не прилагались.
Не были они представлены и в ходе судебного разбирательства.

Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»)

Источник: https://finservgarant.ru/drugoe/kto-podpisyvaet-akt-sverki-buhgalter-ili-rukovoditel.html

Кто подписывает акты сверок

Руководителя назначает общее собрание учредителей протоколом, круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.

Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание актов сверки взаиморасчетов приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.

Одностороннее подписание

В правоприменительной практике акт сверки – документ подписываемый обеими сторонами.

Внимание При обнаружении несовпадений об этом указывается в документе.

Период сверки любой, зависит от числа операций. Может быть ежемесячной, ежеквартальной и так далее.

Определения

Чтобы правильно заполнить акт сверки, необходимо разбираться в основных понятиях.

Акт сверки Документ, отражающий расчеты нескольких организаций за определенный период.

Данные обеих сторон должны совпадать Акт взаимозачета Документ, составляемый при желании одной организации осуществить сверку требований на взаимных основаниях с предприятием-контрагентом Контрагент Одна из сторон соглашения Период исковой давности Срок, отведенный для защиты прав пострадавшего лица Доверенность (поручительство) Документ, выдаваемый одним лицом другому с целью выступать от его имени как представитель перед третьим лицом.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов

Его вправе подписать уполномоченные лица (генеральный директор, директор либо президент организации).

Также имеет право подписывать представитель – в этом случае понадобится доверенность на него. Чтобы акт обладал правовой силой, он должен быть подписан обеими сторонами.

Поскольку акт сверки не регламентируется законодательством, то контрагент не подписывает присланный ему документ.

Директор или главный бухгалтер

На любом предприятии существует 2 должности, которые занимаются подписанием документации – генеральный директор и главный бухгалтер. Последний подчиняется директору и отвечает за ведение документации.

Генеральный директор несет ответственность за организацию в общем, бухгалтер – за отображение этой деятельности в документах учета.

Каждый из них подтверждает своей подписью документацию.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов украина

Грамотно проведённая и оформленная в соответствии с требованиями законодательства сверка взаимных расчётов поможет получить точные цифры на момент её проведения.

Что такое акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаиморасчетов составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами процесса.

Этот документ применяется для отображения состояния расчётов на определённую дату и за определённый срок, который составляется двумя сторонами, которые являются их участниками.

Есть ситуации, когда акт сверки особенно необходим. Вот несколько примеров.

Предположим, продавец хочет сделать условия предоставления товара коммерчески более привлекательными и соглашается на отсрочку платежа за свои товары.
Иногда, на основании договора, услуги предоставляются регулярно и в большом количестве.

Кто подписывает акт сверки украина

Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает.

Кто подписывает акт сверки рк

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг.

Кто подписывает акт сверки рб

В этом случае его подпись может быть основанием для прерывания срока исковой давности по этому долгу.

Поэтому вполне реальна ситуация, когда такой должник не подписывает акт сверки взаимных расчетов, чтобы этот документ нельзя было использовать в суде.

Однако, если акт был составлен грамотно, на основании имеющихся данных бухгалтерского учёта обеих фирм, он поможет бухгалтерам убедиться в правильности имеющихся у них данных по этим расчётам.

Существует процедура подписания, которая носит название одностороннего подписания.

В этом случае стороны занимаются проведением сверки не совместно, а по очереди. При этом сначала одна сторона вносит изменения в заранее подготовленный документ, затем передает его другой стороне. Её бухгалтерия выполняет сличение поданных цифр со своими данными.
Если всё совпадает, документ подписывается.

Кто должен подписывать акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора. Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

индивидуальный предприниматель;
руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода.

Источник: http://nasledstva-centr.ru/kto-podpisyvaet-akty-sverok/

Общие аспекты ↑

Организации постоянно проводят сверки с контрагентами с целью установить наличие задолженности. В этом деле им помогает такой документ, как акт сверки.

Акт сверки – документ, который отображает взаимный расчет нескольких организаций за определенный промежуток времени.

В законодательстве не принята единая форма для акта – предприятия вправе самостоятельно ее разрабатывать. Оформлением занимается бухгалтерия.

Бланк необходимо составить в нескольких экземплярах. Подписывает их главный бухгалтер и должностное лицо (руководитель), ставится печать компании.

Один понадобится предприятию, второй остается у контрагента. Чтобы проконтролировать процесс подписания, необходимо указать сроки. Этот пункт следует отразить в соглашении.

Если его не будет в договоре, суд не сможет принять претензии (в случае просрочки срока). В законодательстве этот документ не регламентируется, поэтому он не считается первичным.

При формировании документа необходимо следовать таким требованиям:

составлять в двух экземплярах;
подписать обеими сторонами;
от организации вправе подписывать документ либо директор, либо главный бухгалтер;
на документе должна стоять печать.

В акте сверки следует отразить такие сведения:

номер и дату подписания;
сроки сверки;
название контрагентов;
личные данные лица, которое пописывает документ;
данные дебета и кредита, сведения о поставке, расчеты, имеется ли задолженность (оформить в виде таблицы);
сальдо начала периода и конца;
данные общего оборота;
продублированную пустую таблицу (для заполнения контрагентом, ели имеются расхождения).

Актов (бланков) сверок несколько типов. Распространенными являются:

Сверка взаимных расчетов Применима по отношению к единственной позиции (артикула, соглашения или конкретной поставки). Во время долгосрочного сотрудничества такой акт считается чисто формальным В excel Выглядит как реестр, составляемый бухгалтером.

Заем передается для подписи руководителю организации Акт сверки с контрагентами Осуществление проверки должно предусматриваться соглашением.

В противном случае одна из сторон вправе отказаться от нее С поставщиками Это первичный бухгалтерский документ, поэтому его необходимо заполнять полностью и правильно. Итоги сверки должны совпадать у обеих сторон

Как же происходит процесс сверки? Начинается процедура с составления акта (форма произвольная). В акт вносят данные, ссылаясь на первичные документы. Второй стороной соглашения проверяется акт.

При совпадении данных документ подписывается, скрепляется печатью и возвращается составителю. При обнаружении несовпадений об этом указывается в документе.

Период сверки любой, зависит от числа операций. Может быть ежемесячной, ежеквартальной и так далее.

Назначение документа

Бухгалтеры составляют такой документ, ведь он поможет разрешить спорные моменты, возникающие между контрагентами. Также акт сверки поможет защитить интересы конкретной организации.

Чтобы акт обладал законной силой и имел доказательное содержание, необходимо правильно его составлять. Выполняет важные функции в таких ситуациях:

когда имеется широкий ассортимент, предлагаемый единственным продавцом;
если продавец предоставляет отсрочку платежа;
во время высокой стоимости на конкретный продукт или услугу;
если между контрагентами существуют постоянные взаимоотношения;
чтобы упростить контроль и учет в организации в случае огромного количества соглашений.

Документ поможет отобразить факт наличия задолженности одной стороны перед другой на конкретную дату. Акт необходимо составлять при проведении инвентаризации.

Рассылается документ каждому дебитору и кредитору, чтобы проверить, совпадают ли сведения. Необходим для проверки таких счетов:

по доходу;
по выданному авансу;
при недостаче;
по принятому обязательству.

Кто может подписывать акт сверки ↑

Акт сверки составляется в двух экземплярах – для каждой стороны договора. Его вправе подписать уполномоченные лица (генеральный директор, директор либо президент организации).

Как правильно визировать

Акт сверки составляется в бухгалтерии. После этого визируется печатью и подписью главного бухгалтера и руководящего лица. Если на документе будет подпись только бухгалтера, то акт будет считаться техническим – его не примут как доказательство в суде.

Возникновение требования

При возникновении взаимной задолженности между двумя предприятиями сумма зачитывается при помощи составления акта зачета требований (по обоюдному соглашению сторон). Составляется после оформления акта сверки.

Унифицированной формы нет, составлять можно произвольно. При разработке формы акта зачета требований следует использовать такие реквизиты (обязательны к заполнению):

наименование документа;
дату составления;
место оформления;
название организации, ответственной за составление акта (в полном виде);
показатели хозяйственной операции – в натуральном и денежном выражении;
ссылку на документацию, которая доказывает возникновение обстоятельства;
данные об обстоятельствах;
сумму взаимного зачета;
данные лиц, которые ответственны за проведение операций;
их подписи;
печать организации, которая составляла акт.

Такой акт не всегда разрешено составлять. Это ситуации:

когда обязательство касается пожизненного обеспечения людей;
при возмещении убытков здоровью или имуществу;
взыскание алиментов;
когда истек срок исковой давности;
контрагент был подвержен открытию дела о банкротстве;
погашение задолженности.

Оформляется также в 2 экземплярах.

С расхождениями

При получении акта контрагент может быть не согласен с некоторыми сведениями. В этом случае необходимо провести сверку и вписать свои данные.

Оформляются расхождения в этом же акте сверки – в специально отведенной строке или оформляется на новом листе. После этого высылается обратно организации.

Полученный акт контрагент обязан подписать, при этом указав, с чем он не согласен. Алгоритм действий таков:

Бухгалтер одного предприятия пересылает заполненный акт второму (по почте или факсом).
Бухгалтер второго предприятия вносит изменения (разногласия).
Происходит сверка, и та сторона, которая допустила ошибку, вносит изменения.
Акт подписывается, ставится печать.

Если по взаимным расчетам

Акт сверки при взаимном расчете является первичным документом учета бухгалтерии. Основная цель – зафиксировать состояние расчетов взаимного характера нескольких контрагентов.

Требования к его оформлению отсутствуют. Главное – соблюдать разделение сведений по соглашениям.

Когда организация получает акт от своего контрагента, она должна проверить правильность проверенных данных. При отсутствии претензий акт необходимо подписать и отправить обратно.

Часто задаваемые вопросы ↑

Можно ли оформить акт в электронном варианте? – Можно, для этого используется программа 1 С. За какой промежуток времени осуществляется сверка? – Прежде чем начать проводить сверку, необходимо определиться с периодом.

: акт сверки взаимных расчетов

Если проверка ранее проводилась, то сведения для новой сверки берутся со дня окончания предыдущей проверки. Кто является инициатором сверки? – В проведении процедуры заинтересована одна сторона (дебитор или кредитор).

Если возник отказ

Бывает, что должник не подписывает акт сверки? Как быть в таком случае? Если он отказывается принимать документ и подписывать его, то он просто не хочет признавать свою задолженность перед организацией (второй стороной соглашения).

Инициатор осуществления сверки не вправе принуждать контрагента делать это. Для предупреждения возникновения подобной ситуации необходимо в договоре учитывать следующее:

прописать важность проведения сверки;
указать сроки и периодичность ее проведения;
уточнить порядок проведения сверки;
указать, в какие сроки должен быть подписан документ;
предусмотреть штраф в случае отказа от подписания.

Является ли признанием долга

Одним из предназначений акта (подписанного должником) является подтверждение прерывания периода исковой давности.

Говоря о значении документа с правовой точки зрения, нельзя судить о том, что он является единственным доказательством наличия долга.

Даже если акт подписан контрагентом без претензий. В случае судебного разбирательства акт не может считаться основным документом для признания вины.

Ситуации, при которых акт сверки не говорит о том, что контрагент признал свой долг:

Контрагент не подписывал или подписал С пометкой о том, что задолженности нет Отсутствуют признаки Которые помогают определить, по какому соглашению образовалась задолженность.

Это возможно при отсутствии даты и номера на акте Отсутствует расшифровка подписей — Акт подписало неуполномоченное лицо — Нет указания периода По которому образовалась задолженность Документ был подписан с разногласиями Организация указала одну сумму долга, контрагент – другую Отсутствуют ссылки на документацию На основании которой должна производиться оплата

Эти ситуации не освидетельствуют о признании долга должником.

Может ли подписать поручительство

Акт сверки будет обладать законной силой, если будет подписан исполнительным органом организации или лицом, которое имеет доверенность от директора.

Управление не может подписать ваш акт сверки без необходимой для этих целей доверенности. Законодательство не ограничивает список лиц, которые могут выступать как поручители.

Документ должен подписать директор, поставить печать организации. В доверенности указать дату выдачи и список полномочий выбранного лица. При подписании акта сверки доверенное лицо обязано указать этот факт.

Доверенность прекращает действовать, когда:

истекает срок ее действия;
лицо, которое выдавало документ, отменяет его;
человек-поручитель отказывается выполнять свою обязанность;
юридическое лицо, выдавшее доверенность, закрывается;
директор (либо тот, кто выписывал доверенность) умирает или признается недееспособным;
умирает поручитель.

В документе обязательно указать, какими полномочиями обладает поручитель.

Если подписан неуполномоченным лицом (судебная практика)

Во избежание споров необходимо выдать главному бухгалтеру доверенность на право подписи акта сверки. Суд не примет акт как доказательство, если он подписан лицом, не имеющим на это право (если доверенность отсутствует).

Таким образом, акт сверки – документ, на основании которого устанавливается факт наличия долга одной стороны договора перед другой.

Акт имеет право подписывать только директор организации. В остальных случаях потребуется доверенность. Форма акта произвольная, составляется самостоятельно.

Источник: http://federal-kzn.ru/kto-podpisyvaet-akt-sverki-buhgalter-ili-rukovoditel/

Кто может, имеет право и должен подписывать акт сверки: руководитель, главный бухгалтер

Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает необходимость проведения инвентаризации активов и пассивов юридического лица в сроки и порядки им самим определяемые (статья 11). Следовательно, бухгалтеры составляют помимо прочего акты сверки с контрагентами для сверки состояния общих расчетов имевших место между участниками договора на определенную дату.

Уполномоченные субъекты

Законодательство не устанавливает требований к составлению и оформлению актов сверки. Но, правоприменительная практика такова, что акты сверки составляются.

При составлении акта сверки желательно руководствоваться требованиями, предъявляемыми к оформлению первичной документации бухгалтерского учета (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете), невзирая на то, что акт сверки таковым не является.

В рассмотрении вопроса кому надлежит ставить подпись на акте сверки, мы будем отталкиваться от принципов корпоративного права закрепленных в Гражданском кодексе РФ:

Права и обязанности юридического лица осуществляются его исполнительными органами согласно учредительным документам (статья 53), а также представителями уполномоченными на это доверенностью (статья 182).
Исполнительный орган юридического лица — это руководитель (президент, директор, генеральный директор и т.д.). Руководителя назначает общее собрание учредителей протоколом, круг полномочий директора определен в уставе организации, трудовой договор с директором заключает общее собрание учредителей.
Бухгалтер действует на основании трудового договора и должностных обязанностей. Подпись бухгалтера имеет юридическую силу, если он был уполномочен на совершение юридических действий, а именно подписание актов сверки взаиморасчетов приказом или доверенностью, предпочтительность и образцы которых приведены далее. Это также касается главного бухгалтера.

Значит, ответом на вопрос кто подписывает акт сверки, всегда будет директор по уставу, а если бухгалтер, то по доверенности предусматривающей такие полномочия.

Правила составления

Мы отметили выше, что утвержденного образца обсуждаемого нами документа в законодательстве не существует, но наличие и соответствие нижеследующей информации в нем будет только на пользу бухгалтерии сторон:

Подпись на акте сверки — тема видео ниже:

Доверенность на право подписи АС

Для того чтобы акт сверки, подписанный работником (например, бухгалтером) был легитимным, руководитель выписывает доверенность с указанием следующей информации:

дата и город составления документа;
если доверенность оформляется не на фирменном бланке, полные реквизиты юридического лица – работодателя;
ФИО бухгалтера и паспортные данные;
круг полномочий;
с/без права передоверять полномочия;
на какой период выдается;
заверение подписи доверенного лица;
подпись, расшифровка подписи, должность руководителя и печать.

Образец-бланк доверенности здесь.

Доверенность на право подписи АС

Приказ на право подписи

Некоторые организации предпочитают оформлять приказ на бухгалтера наделяющий его правом подписи. Приказ должен охватывать следующие пункты:

дата, номер;
название: о наделении правом подписи;
причина: в связи с производственной необходимостью или в целях оптимизации документооборота;
основание: статьи 7 и 9 закона «О бухгалтерском учете»;
предоставление права первой подписи главному бухгалтеру актов сверки двусторонних расчетов;
установление персональной и материальной ответственности;
удостоверение подписи наделенного полномочиями;
ознакомление с содержанием под роспись;
возложение контроля над исполнением.

Образец приказа здесь.

Образец приказа

Важно! Приказ является локальным актом, его действие не распространяется на третьих лиц вне предприятия.

Регулирующее право для приказа – трудовое, в отличие от доверенности, которая выдается для действия вне предприятия. Регулирующим правом в этом случае является гражданское.

На основании вышеизложенного, рекомендуется требовать с контрагента доверенность, а не приказ, в случае подписания документов не руководителем предприятия.

Письмо с просьбой подписать АС

Как и любое исходящее письмо, письмо контрагенту с просьбой скрепить подписью акт сверки должно соответствовать правилам деловой переписки и иметь следующую информацию:

дату, номер;
название организации адресата, организационно-правовую форму, точный юридический адрес;
вежливое обращение к руководителю;
ссылку на заключенный договор, реквизиты;
просьбу завизировать прилагаемый акт сверки;
подпись, расшифровка подписи, должность, печать (оттиск печати на письме оформленном на бланке не обязательна).

Рекомендуется всю исходящую документацию оформлять на бланке, в двух экземплярах: один для контрагента, второй для собственной канцелярии предприятия, на которой ставится подпись о получении корреспонденции первым.

Образец письма с просьбой подписать акт сверки здесь.

Образец письма с просьбой

Если контрагент не подписывает документ

Скрепление актов сверки подписью является добровольным действием. Давайте разберемся, какие действия предпринимать в случае неподписания акта сверки контрагентом. Как уже отмечалось выше, процедуру визирования акта сверки и сроки желательно предусматривать в договоре заключаемом с контрагентом.

При направлении акта, в сопроводительном письме необходимо отметить: «документ необходимо подписать в течение N-го количества дней и обеспечить возврат второго экземпляра составителю, в противном случае документ считается подписанным второй стороной, а сальдо расчетов признанным».

В случае отсутствия ответных действий со стороны контрагента, необходимо отправить сопроводительное письмо с актом сверки по почте заказным письмом с уведомлением о получении адресатом.

Каким требованиям должен соответствовать

Законодательство не предусматривает обязательность проведения сверок и не устанавливает особых бланков для выполнения этой задачи.

Несмотря на сказанное, определённые правила оформления таких документов существуют. В частности, экземпляров должно быть два. После сверки каждой из сторон понадобится собственный правильно оформленный и подписанный документ.

После того, как достигнуто согласие по проверяемым данным (они отражены в бухгалтериях обоих предприятий аналогичным образом и результирующие цифры соответствуют друг другу), документ нужно подписать и скрепить печатью.

Обычно принято, что его подписывает директор и главный бухгалтер каждой стороны, но, поскольку этот вопрос не регламентирован законодательством, бывает, что подписывает только директор или только бухгалтер.

Скачать образец заполнения акта сверки взаиморасчетов [30.00 KB]

Его назначение

При проведении сверки проверяются все имеющие документы о поставках и возвратах товаров, выполнении оплат, которые имеются у обеих сторон. Таким образом можно надёжно проверить бухгалтерские данные в обеих фирмах. Результатом такой проверки будет итоговая цифра задолженности, которая обоснована и достоверна и с которой согласны обе стороны.

Также документ, в зависимости от обстоятельств может быть косвенным признанием долга и основанием для прерывания срока исковой задолженности.

Процедура сверки может относиться к различным объектам. Так, например, речь может идти о рассмотрении расчётов:

по одной длительной сделке;
по отдельному виду товаров;
по группе товаров;
по всем расчётам с данным контрагентом.

Это может выполняться просто в качестве рабочего момента для того, чтобы подтвердить полноту имеющихся у сторон бухгалтерских данных, а может быть запланированным действием, которое прописано в договоре между сторонами.

Правовая база

Правовая база для актов проведения взаиморасчетов, как таковая, отсутствует.

К сожалению, законодательство не устанавливает ни формы документа ни порядка его подписания. Поэтому процесс сверки ничем не регламентируется. Это можно, скорее назвать обычаем делового оборота. Поэтому вполне возможна ситуация, когда одна сторона согласна подписать акт сверки, в то время как другая просто отказывается это сделать.

Дело в том, что если должник признает долг, то это прерывает срок исковой давности по существующей задолженности. Это, в частности, означает, что он начинает заново отсчитываться от даты подписания документа.

Понятно, что стороне, которая является должником, такая ситуация невыгодна. Тем более тогда, когда она рассчитывает на истечение срока исковой давности. Именно поэтому бывает так, что невыгодно ставить свою подпись под актом сверки.

Кто должен подписывать документ

Обычно подпись ставит руководитель предприятия и его главный бухгалтер. Но тут возможны некоторые сложности. Самый простой и надёжный вариант — когда директор подписывает акт сверки взаимных расчетов, а бухгалтеру для подписи выдаётся на это доверенность от предприятия. После этого документ скрепляется печатью.

Некоторые юристы считают, что доверенность бухгалтеру не нужна, если соответствующая обязанность упомянута в должностной инструкции. Но это не является общепринятой позицией. Также существует точка зрения о том, что акт сверки достаточно подписать только бухгалтеру или только директору. Но это также принимается не всеми.

Упомянутые здесь разночтения возможны потому, что закон не определяет правила в этом случае. Кроме того, надо понимать, что документ можно рассматривать с различных точек зрения о том, кто подписывает акт сверки взаимных расчетов:

Это сугубо бухгалтерский документ, предназначенный для того, чтобы откорректировать цифры в бухгалтериях двух фирм. Безусловно подпись главного бухгалтера для этого вполне достаточно.
Должник не рассчитался за поставку товара и пытается увильнуть от оплаты. В этом случае ценным было бы наличие подписей главного бухгалтера и директора фирмы-должника для прерывания срока исковой давности.
Акт сверки попытаются использовать для доказательства наличия долга при обращении в суд.

Важно понимать, что акт сверки взаимных расчетов, если его рассматривать изолированно, не может привести к признанию судом долга. Для этого необходимы другие, более веские доказательства. Но он может быть ценным дополнением к ним.

Кто и как может подписать по доверенности

Без доверенности действовать от имени предприятия имеет право только директор. Считается, что любой другой сотрудник, в частности, главный бухгалтер, для того, чтобы представлять свою фирму должен иметь надлежащим образом оформленную доверенность.

Некоторые специалисты считают, что должностная инструкция главного бухгалтера даёт право не использовать доверенность, но данная точка зрения не является общепринятой.

Доверенность вообще может быть выдана директором на любое лицо. При этом она должна быть оформлена в полном соответствии законодательным нормам и предусматривать соответствующее право.

Подписание при увольнении уполномоченного лица

Предположим, тот, кто подписывал акт, был впоследствии уволен. Если на момент оформления документ был подготовлен правильно, в соответствии с требованиями законодательства, то он сохранит свою юридическую силу.

Что будет, если акт подпишет неуполномоченное лицо

У рассматриваемого документа есть различные задачи:

сверка бухгалтерских данных;
доказательство в суде.

В первом случае если акт подпишет неуполномоченное лицо, он не будет основанием для урегулирования спорных вопросов. Если подпишет директор и главный бухгалтер, то это, безусловно, может быть основанием для проведения изменений в бухгалтерском учёте у обеих фирм.

Во втором случае могут рассматриваться два варианта:

вопрос признания долга;
прерывание срока исковой давности.

Если подписано неуполномоченными лицами, документ судом рассматриваться не будет.

Заключение

Проведение сверки не является обязательным. Если одна из сторон не желает этого делать, обычно принудить её нельзя. Но тут есть одно исключение. Если в договоре, который является основанием для поставки товаров и проведения расчётов предусмотреть необходимость проведения сверок, то они станут обязательными.

Также нужно понимать, что такой акт в большинстве случаев является своего рода дополнительным документом и редко имеет другое значение, чем простая сверка бухгалтерских данных.

о процессе проведения взаиморасчетов:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://yuratex.ru/kto-podpisyvaet-akt-sverki-buhgalter-ili-rukovoditel/