Руководитель тендерного отдела обязанности

Руководитель тендерного отдела обязанности

Руководитель тендерного отдела обязанности

Внимание Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов. Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности: 4.1.

Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов. 4.2. 4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству. 4.5.

Оформляет конкурсные заявки. 4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов. 4.7. Заключает договоры, контракты. 4.8.

Обязанности начальника тендерного отдела в строительстве Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок. 2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства. 2.6.

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется: § уставом предприятия; § положением об отделе развития; § законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности; § приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития; § правилами внутреннего трудового распорядка; § настоящей должностной инструкцией.1.3. Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.

1.4.

Начальник тендерного отдела в строительстве Пользоваться информационными банками данных предприятия, по усмотрению руководства предприятия. 5.5. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, отдела развития.

5.6.

Резюме руководителя тендерного отдела в москве

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Ответственность за отсутствие учета За… Читать полностью Как рассчитать производительность труда на одного работника Размер премий и поощрений будет посчитан правильно, если он обеспечит соответствующий рост выручки и прибыли предприятия.

Анализ выявляет также конкретные факторы, положительно и отрицательно влияющие на трудоёмкость. Например, перебои с поставками запасных частей, сырья и материалов, частые поломки техники,…

Читать полностью Как узнать собственников жилья по точному адресу Формат договора в жесткой форме не определяется, но при этом имеются некоторые разделы, присутствовать которые должны будут в обязательном порядке. Все тонкости данного типа освещаются в ст.№550.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

  • Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела;
  • Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации;
  • Осуществляет мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет;
  • Участвует в подготовке конкурсной документации;
  • Представляет интересы организации при осуществлении конкурсных процедур;
  • Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам;
  • Представляет руководству организации предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.

Требования к опыту и квалификации: Начальник тендерного отдела относится к категории руководителей; На должность начальника тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование и опыт работы от 5 лет.

Начальник тендерного отдела / специалист по тендерам, торгам

  • процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
  • порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
  • особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
  • размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
  • эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
  • контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов.

Охрана труда

  • Внимание КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
  • 8.1 Образование Профильное Высшее экономическое или юридическое образование Непрофильное техническое образование 8.2 Компьютерные программы Навыки пользователя, работа с оргтехникой MS Office (Word, Excel — уверенный пользователь, работа с большим массивом данных, функции, формулы, диаграммы, графики), Internet, электронная почта Специальные программы 1С – занесение клиента, формирование договора, счета, отчетности по клиентам, по номенклатуре, продажам. 8.3. Опыт работы 8.3.1 Общий Опыт работы с клиентами: привлечение клиентов, сопровождение клиентов, заключение договоров, выставление счетов, получение оплаты, 8.1.2 Опыт по профилю Опыт аккредитации на эл.площадках, оформления эл.подписи, участия в государственных и коммерческих закупках на должности менеджера, ведущего/главного специалиста тендерного отдела не менее 2–х лет.

Источник: http://spravka-z.ru/2019/01/24/rukovoditel-tendernogo-otdela-obyazannosti/

Должностная инструкция на начальника отдела по тендерам

Руководитель тендерного отдела обязанности

Должностная инструкция на начальника отдела по тендерам

Настоящая должностная инструкция сообщается специалисту по тендерной работе под расписку.

1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное]. 2.

Должностные обязанности На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности: 2.1.

Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок. 2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела. 2.3.

Должностная инструкция начальника отдела тендеров

Важно

При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20. При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21.

Вести установленную отчетность.

2. ПРАВА

Специалист по тендерам имеет право:

2.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2.

В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

4.

Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал.

С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять: « » 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].

1.2.

Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета». 3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник тендерного отдела несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч.

4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении его должностных обязанностей и прав.

4.9. ……… (иные права)

5. Ответственность

5.1. Руководитель по закупкам привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.

Источник: https://plbarber.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-na-nachalnika-otdela-po-tenderam/

Структура отдела закупок и чем занимается тендерный отдел

Руководитель тендерного отдела обязанности

Отдел закупок – одно из важнейших подразделений множества предприятий, особенно если речь идет об организациях, принимающих участие в коммерческих и государственных тендерах. О том, что собой представляет отдел закупок в таких компаниях, и чем он занимается, сегодня и пойдет речь.

Функции и задачи

В случаях, когда речь идет об участниках коммерческих и государственных торгов, отдел закупок зачастую называют тендерным отделом.

Основными задачами отдела закупок заключаются в:

  • обеспечении участия организации в торгах;
  • участии в формировании и поддержании имиджа организации;
  • привлечении новых клиентов и контрактом через систему тендеров.

Для обеспечения наиболее эффективной деятельности в данном направлении в подавляющем большинстве случаев требуется создание специального отдела с квалифицированным персоналом, замотивированным на выполнение поставленных задач.

Основные функции тендерных отделов представляют собой:

  • подготовку необходимой документации и оформление электронной подписи;
  • аккредитацию и переаккредитацию на федеральных или коммерческих ЭТП;
  • настройку необходимого ПО для участия в аукционах;
  • поиск необходимой информации о проводимых тендерах согласно специфике учреждения;
  • изучение и анализ документов, технического задания;
  • мониторинг итогов предыдущих торгов;
  • анализ конкурентной среды;
  • согласование ключевых моментов участия в закупке с вышестоящим руководством;
  • подготовку документации, заполнение форм и подачу заявок;
  • изучение законодательства в рамках проведения торгов;
  • получение необходимых выписок и справок, их нотариальное заверение;
  • взаимодействие с поставщиками (если компания является посредником);
  • взаимодействие с финансовыми организациями на предмет получения тендерных займов и банковских гарантий;
  • непосредственное участие в закупках;
  • подготовка запросов на разъяснение документации;
  • взаимодействие с организаторами закупок;
  • отслеживание корректировок в извещениях о проводимых торгах;
  • отслеживание результатов закупок;
  • составление необходимых исков и жалоб для защиты интересов компании;
  • заключение контрактов.

Структура

Структура тендерного отдела зависит, как правило, от масштабов компании и объемов работы, однако наиболее часто встречается следующая структура отдела закупок:

  • руководитель отдела — связующее звено между отделом закупок и другими отделами организации, контролирует работу всего отдела;
  • специалист по мониторингу и аналитике — занимается поиском информации и анализом завершенных торгов;
  • специалист по торгам — занимается аккредитацией, настройкой рабочего места и подготовкой заявок, непосредственно участвует в торгах;
  • юрист — отвечает за юридическую сторону оформления документации, представляет интересы организации в суде и контролирующих органах;
  • курьер — занимается доставкой документов на бумажном носителе по адресу организатора торгов.

Какие KPI у отдела закупок?

В силу специфики работы показателями KPI у отдела закупок являются не только количественные (экономические), но и качественные параметры. Качественными параметрами в данном случае являются такие показатели деловой активности отдела, как:

  • своевременность всех расчетов;
  • своевременность выполнения поставленных задач;
  • мониторинг и анализ цен конкурентов;
  • качественное пополнение складских запасов.

При этом наиболее популярными системами оплаты являются:

  • фиксированная оплата (оклад);
  • оплата за результат:
    • оклад + процент от суммы выигранных тендеров;
    • оклад + фиксированная плата за выполнение плана;
    • процент от суммы выигранных торгов;
    • фиксированная плата за каждую допущенную заявку.

Оплата за результат мотивирует работников тендерного отдела добиваться поставленных задач, а именно – заключать новые контракты и привлекать новых клиентов. В случае с фиксированной оплатой мотивация практически отсутствует.

Положение об отделе закупок по 44-ФЗ: образец

Ознакомиться с примерами положения об отделе закупок в рамках 44-ФЗ можно по ссылке https://yadi.sk/i/GpJboAT93KxGTR или https://yadi.sk/i/zay1OwLh3KxGUB.

Руководитель отдела закупок и его обязанности

Руководитель отдела закупок представляет собой своеобразное связующее звено между собственным отделом и другими подразделениями компании. Основными обязанностями руководителя является координация и контроль работы сотрудников, а также согласование финансовых и технических вопросов участия в торгах с высшим руководством.

Полный список обязанностей руководителя тендерного отдела гораздо шире и включает в себя, как правило:

  • мониторинг объявлений о закупках;
  • согласование участия в торгах с вышестоящим руководством;
  • анализ участия в торгах конкурентов;
  • участие в составлении запросов на дачу разъяснений положений документации;
  • планирование деятельности сотрудников отдела;
  • контроль подготовки предложений по тендерам и графиков выполнения работ;
  • определение сроков предоставления документации специалистами организации в тендерный отдел;
  • контроль подготовки комплектов документов на тендеры;
  • участие в заполнении форм документации согласно закупочной документации;
  • подготовка пакетов документов по особенно важным торгам;
  • контроль отправки документации на тендеры;
  • составление отчетной документации;
  • информирование юридического отдела о необходимости предоставления финансового обеспечения и о сроках предоставления подтверждающих документов;
  • предоставление необходимых сведений в бухгалтерию;
  • отслеживание изменений в законодательстве в рамках проведения торгов;
  • руководство деятельностью подчиненных;
  • предоставление предложений о поощрении или депремировании сотрудников отдела;
  • содействие повышению квалификации сотрудников отдела.

Должностная инструкция

Скачать должностную инструкцию руководителя отдела закупок можно здесь: https://yadi.sk/i/biE8pg1m3KxGZ4.

Сколько зарабатывает: зарплата

На заработную плату руководителя тендерного отдела влияет множество факторов, в том числе его опыт работы, квалификация, а также масштабы компании.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев заработная плата руководителя отдела закупок начинается от 45 тысяч рублей. При этом некоторые организации предлагают своим сотрудникам и более выгодные условия с окладом в 90-120 тысяч рублей в месяц.

Обязанности

Обязанности специалиста тендерного отдела могут быть возложены как на одного сотрудника, так и разделены между несколькими – в зависимости от объема работ и масштабов фирмы. Основные обязанности тендерного специалиста заключаются в:

  • участии в проведении мониторинга объявлений о закупках;
  • подготовке комплекта документов согласно установленным требованиям;
  • оформлении предложений;
  • получении финансовых данных и отчетности в бухгалтерии;
  • получении справок и необходимых документов в госструктукрах;
  • заполнении форм документов по поручению руководителя;
  • формировании пакета документов, входящего в тендерную заявку;
  • организации отправки документов на тендеры;
  • контроле получения отправленной документации Заказчиком;
  • выполнении курьерской функции в случае возникновения необходимости;
  • структуризации сведений о торгах на бумажных и электронных носителях;
  • подготовке ответов на письма и запросы в рамках собственной компетенции;
  • выполнении поручений руководителя в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция менеджера отдела закупок

Для того чтобы скачать пример должностной инструкции тендерного специалиста, необходимо перейти по ссылке https://yadi.sk/i/sWtD0ctg3KxGj7.

Как определить, нужен ли компании тендерный отдел?

Основным признаком необходимости создания тендерного отдела является намерение компании участвовать в тендерах на постоянной основе. При этом создавать сразу большой отдел – серьезная ошибка, ведь если компания не планирует делать участие в закупках основным источником доходов, то одного-двух специалистов будет более чем достаточно.

В некоторых случаях целесообразно даже не создавать собственный отдел, а передать данную часть работ аутсорсинговой компании.

В таком случае организация может неплохо сэкономить на создании и обустройстве новых рабочих мест, регулярной выплате заработной платы и налогов.

Поручать при этом работу с тендерами непрофессиональным сотрудникам (бухгалтеру, юристу или секретарю) в качестве дополнительной нагрузки не стоит – в таком случае работа будет выполняться совершенно неэффективно и желаемого результата не принесет.

Однако если масштабы организации и планы руководящего состава подразумевают серьезные объемы работы и систематическое заключение контрактов с помощью тендеров, то потребуется создание полноценного отдела, в обязанности которого будет входить полное ведение закупки – от поиска торгов до заключения контракта. Кроме этого, тендерный отдел должен будет тесно взаимодействовать и с другими подразделениями организации, поэтому подбирать персонал следует особенно тщательно.

Источник: https://specworkgid.ru/zakupki-i-tendery/otdel-zakupok.html

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров.

Начальник тендерного отдела должностные обязанности

На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.

1.3.

На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].

1.4. На должность специалиста по тендерной работе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое или экономическое образование и дополнительную подготовку или стаж работы в области тендерной деятельности не менее 2 лет.

2.4. Важно Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления тендерным отделом. 2.5.

Участвует в подборе и расстановке кадров тендерного отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6.

Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников тендерного отдела. 2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации. 2.8.

Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это: — слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку.

Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.

Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку. Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер.

Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.

3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.

3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.

3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.

3.16.
Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.

3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.

3.18.

В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется: § уставом предприятия; § положением об отделе развития; § законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности; § приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития; § правилами внутреннего трудового распорядка; § настоящей должностной инструкцией.

1.3.

Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.

1.4.

Начальник тендерного отдела должностная инструкция

Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.8.

Тендерный отдел — это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг.

Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений.

Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны.

— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;

— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

— анализ склада, планирование темпа закупок;

— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

— организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];

— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

— осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права

3.1.

— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;

— требования к качеству товаров;

— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;

— методы и порядок закупок;

— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;

— порядок расчетов по договорам;

— организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;

— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5.

Источник: http://helpbyavto.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-na-nachalnika-otdela-po-tenderam/

Тендерный отдел: чем занимается, структура, обязанности

Руководитель тендерного отдела обязанности

В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Это внутреннее подразделение предприятия контролирует участие организации в государственных и частных конкурсах по поставке товаров/реализации услуг.

Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству. От работников требуется полное владение информацией по правилам проведения конкурсов. Подробно ознакомиться с ними они могут при изучении Федерального закона № 94.

Руководителю компании необходимо иметь четкое представление о том, что такое тендерный отдел: чем занимается каждый его сотрудник, как с его помощью можно увеличить производительность. В первую очередь, компания должна иметь все необходимые лицензии, чтобы принимать участие в аукционах различных типов.

Функционал тендерного отдела предприятия-поставщика

Сотрудники данного департамента обязаны осуществлять следующие операции:

  1. подбирать электронные аукционы, руководствуясь результатами регулярного мониторинга всех тендеров, отвечающих специфике деятельности фирмы;
  2.  подготавливать необходимую документацию для участия в тендерах, проводимых на электронных площадках, руководствуясь требованиями потенциального заказчика;
  3. подавать заявки на участие компании в тендере;
  4. представлять интересы предприятия на период проведения тендера в том случае, если заявка будет принята заказчиком;
  5. отслеживать результаты проведения аукционов;
  6. выстраивать взаимодействие с кредитными организациями, страховыми структурами и поручителями относительно обеспечения тендерных кредитов и выполнения всех обязательств по имеющимся контрактам;
  7. подписывать контракты с муниципальными и государственными заказчиками, а также подготавливать документацию по выполнению госконтракта согласно существующим требованиям;
  8. проводить аналитическую работу, мониторинг уже прошедших тендеров относительно участия в них данного предприятия.

Такие обязанности имеет тендерный отдел. Он должен не просто контролировать участие своего предприятия в тех или иных аукционах, но и вести себя максимально корректно по отношению к другим участникам конкурса. По сути, данное подразделение организации является его лицом, по которому заказчик может сделать вывод о работе всей компании.

В том случае, если на предприятии отсутствует тендерный департамент, придется воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Приглашенные специалисты должны будут проследить за тем, чтобы интересы компании во время проведения торгов были полностью соблюдены, и в случае каких-либо нарушений никто не смог ущемить права предприятия.

 Детальнее о преимуществах услуг аутсорсинговых компаний можно узнать из статьи «Преимущества услуг тендерных центров ».

Тендерный отдел: структура подразделения

Отдел, в котором сотрудники занимаются организацией и участием в тендерах, обладает определенной структурой, которая позволяет четко определить обязанности каждого работника. Чтобы предприятие работало с высокой отдачей, его руководителю необходимо знать, как организовать тендерный отдел.

Руководитель отдела назначается на должность приказом руководителя вышестоящего подразделения или же директора предприятия. Сотрудники данного отдела получают назначение на должность и снимаются с нее согласно приказу руководителя организации.

Заместитель директора предприятия по административно-хозяйственной части обязан обеспечить подразделение должным количеством помещений согласно нормативным показателям. Также. данный сотрудник обязан обеспечить тендерное подразделение необходимой оргтехникой, телекоммуникационным оборудованием и канцелярскими товарами.

Все сотрудники тендерной службы обязаны вести документацию, согласно установленным внутри предприятия требованиям, и своевременно предоставлять ее руководителю подразделения. Проверка документации также осуществляется руководителем предприятия, согласно установленному графику.

В случае назначения на должность руководителя подразделения нового сотрудника, директор предприятия обязан обучить его новому функционалу. Новый руководитель должен знать, как организовать работу тендерного отдела – тогда эффективность работы всего предприятия вырастет в разы.

Цели и задачи подразделения

Перед службой, занимающейся закупками и контролирующей участие компании в тендерах, ставится определенный план, который должен быть выполнен. Речь идет об определении и согласовании способов размещения заявок и заказов, планов выполнения работ, а также оказании некоторых услуг для других подразделений предприятия.

Сотрудники отдела должны уметь определять качественных поставщиков, предотвращать коррупционные явления и прочие злоупотребления в той сфере, с которой им приходится работать при заключении гражданско-правовых соглашений. При необходимости, работники предприятия имеют право привлечь к разрешению возникающих проблем сотрудников правоохранительных органов.

Отдел тендеров на фирме, организовывающей аукционы, обязан выполнять требования существующего законодательства:

  • корректно оформлять документацию по конкурсам;
  • обеспечивать прозрачность аукционов;
  • качественно выполнять работы по определению подрядчиков и исполнителей.

Функционал тендерной службы предприятия-заказчика

Внутри предприятия-заказчика, самостоятельно формирующего тендеры, по которым в дальнейшем выбирает поставщиков, также существует тендерный отдел – это одно из основных подразделений. Отдел обладает определенным функционалом, который обязан постоянно выполнять:

  • организация размещения заказов различными способами (открытый аукцион, закрытый, без проведения торгов);
  • разработка необходимой документации, проведение запросов о ценовых котировках на интересующие компанию товары и услуги;
  • размещение информации на интернет-портале государственных закупок;
  • публикация протоколов о результатах проведения конкурсов;
  • уведомление участников о завершении аукциона и его результатах;
  • отправление победителю тендера уведомление и экземпляр гражданско-правового соглашения на оказание услуг;
  • ведение документации по тендерам, составление отчетов за каждый период;
  • предоставление консультационных услуг для руководителей подразделений по гражданско-правовым договорам;
  • контроль сохранности документации на протяжении пяти лет.

Те, кто занимается тендерами, помимо своих основных обязанностей, должны активно взаимодействовать с другими подразделениями предприятия. Речь идет о следующих контактах:

  1. с руководством организации (от руководителя компании отдел получает документы организационного характера, а взамен предоставляет отчеты по выполненной работе);
  2. с внутренними подразделениями предприятия (от них отдел получает техническое задание, по которому проводится тендер, а взамен предоставляет информацию о прошедших конкурсах и запросах котировок стоимости тех или иных услуг);
  3. с бухгалтерским отделом (от них тендерный департамент должен получить информацию о перечислении средств и выполнении условий контракта победителем, а взамен предоставить подписанную представителями предприятия и поставщиком документацию по тендеру);
  4. с юристами (отдел должен получить от них подготовленные тендеры договоров с поставщиками, которые создаются на основе предоставленных подразделением данных);
  5. с прочими отделами предприятия по различным вопросам, которые могут касаться основного функционала подразделения.

Права и обязанности сотрудников

Руководитель предприятия должен не только знать, что такое тендерный отдел и какой функционал возлагается на его сотрудников, но и помнить о том, что работники имеют свои права и обязанности.

Информация об этом указывается в должностных инструкциях и трудовых договорах, при необходимости их может напомнить HR-специалист, контролирующий рабочий процесс внутри предприятия.

От того, насколько качественно работает отдел по тендерам, зависит репутация и успешность компании, поэтому необходимо приложить к организации департамента серьезные усилия.

Источник: https://otendere.com/organizaciya/informaciya/zadachi-reshaet-tendernyj-departament.html

ПравоЗащита
Добавить комментарий